O avanço da tecnologia e a necessidade de organizar as informações digitais estão mudando a rotina dos escritórios. Além de utilizar os documentos no meio on-line, muitas empresas têm se preocupado com a forma com que lidam e armazenam eles.
Segundo dados da empresa eBox, que é especialista em gestão de documentos, em 2023, ela faturou 17% a mais que em 2022. Para este ano, a projeção é de um aumento de 20% na receita. A companhia cujo foco é a digitalização de arquivos tem percebido um crescimento no interesse pela transformação digital.
Por que a gestão de documentos on-line é importante
A atual preocupação com a gestão de documentos on-line parece uma novidade, mas não é. Quando os escritórios utilizavam mais papéis, era comum ter um cuidado com o armazenamento deles, para caso fosse necessário utilizá-los depois.
Agora, o foco é outro, e passou dos documentos físicos para os digitais. Como não poderia deixar de ser, a tecnologia também pode ser uma aliada nesse processo, tornando o armazenamento e a própria utilização de arquivos muito mais prática.
As vantagens de fazer a gestão de documentos digitais são inúmeras. A primeira que vale citar é a conservação dos arquivos. Isso porque basta um pequeno descuido para que algo seja deletado e possa prejudicar toda a equipe. Ao utilizar um sistema que gerencia tudo, é possível catalogar as informações e tornar a rastreabilidade muito mais fácil – inclusive para fazer backup.
Outro aspecto interessante é o compartilhamento de informações de maneira segura. As empresas podem restringir o acesso a algumas informações, permitindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a elas, independentemente de onde estejam trabalhando.
Além do mais, a gestão documental garante muito mais agilidade no dia a dia. Ela evita, por exemplo, que as equipes tenham que gastar tempo para procurar alguma informação. Pelo fato de os arquivos serem armazenados de maneira categorizada, tudo se torna mais fácil.
Aspectos de uma gestão de documentos eficientes
O primeiro passo para fazer a gestão documental é identificar os arquivos que possui e a necessidade deles. Em muitos casos, a empresa armazena informações das quais não irá precisar mais, e que estão apenas ocupando espaço no sistema. Nessa etapa, é interessante ainda observar o formato dos documentos. Se for necessário, vale a pena converter PDF em Word ou em outra versão para que possa editar com facilidade. Nessa situação, o ideal é manter os dois formatos armazenados, ou seja, o documento pronto e o editável.
Depois que a cultura de organização de documentos tiver sido implementada, as empresas podem buscar os sistemas que fazem a gestão. Em geral, eles compartilham atributos semelhantes, como nomear os arquivos com data de armazenamento, título e uma breve descrição.
Esses programas criam ainda identificadores e metadados que indexam os documentos, fazendo com que a procura e a recuperação seja mais rápida. Além do mais, eles permitem ter administradores, que podem controlar o acesso e o fluxo da documentação a partir de regras.
Muitos sistemas contam ainda com um processo automático para que os documentos sejam aprovados e assinados por e-mail quando necessário. Em vez de, por exemplo, uma pessoa ter que assinar um documento, enviá-lo para a empresa que depois o encaminhará para outra parte, é possível criar uma sequência de pessoas envolvidas, para que uma mensagem seja enviada assim que alguém assinar o arquivo.
Outra funcionalidade que grande parte dos sistemas de gestão de documentos possui é o monitoramento de prazos. Caso um arquivo tenha uma data de validade, ela só precisará ser informada uma vez – no momento do seu cadastro, por exemplo – e depois o sistema poderá enviar lembretes sobre o vencimento.
Como se percebe, a gestão de arquivos digitais é bastante útil atualmente, e não é à toa que as empresas têm buscado essas soluções mais robustas. Além de tornar a procura pelas informações mais fácil, os sistemas ajudam a manter a segurança dos dados, evitar a perda de prazos e otimizar a rotina dos escritórios. Lembrando que os dados são o principal ativo das organizações, é interessante buscar alternativas para cuidar bem deles.
